Scanner-Archivierung


Digitalisierung spielt eine immer größere Rolle in den täglichen Geschäftsprozessen.
Auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich heutzutage mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente auseinandersetzen.

Hierfür werden zuverlässige Scanner oder Multifunktionssysteme benötigt um die vorhandenen Dokumente einzuscannen und ein Archivsystem, welches sich einfach und ohne großen Schulungs- und Kostenaufwand in Ihre vorhandene IT Landschaft integrieren lässt.

Wir bieten Ihnen Beides:
Scanner und MFP Lösungen
sowie eine kostengünstige Archivlösung und Workflow-Softwarelösungen, die die Digitalisierung Ihrer Papiere übernimmt.


Gerne beraten wir Sie bei Ihnen vor Ort. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin per Kontakt…

 

BvLArchivio

 

DIE Komplettlösung für digitale Archivierung

 
Die Highlights:

 
  • Archiv- und Dokumenten-Management-Server in einem.

  • Fertig installiert und vollständig administrationsfrei.

  • Einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei.

  • Schutz vor unkontrolliertem Datenzugang.

  • Keine User-Limitierung.

  • skalierbare Lösung die mit dem Unternehmen wachsen kann.

 

Mit BvLArchivio® erhalten Sie vollständige Kontrolle über alle Ihre Dokumente.

BvLArchivio® ist eine Komplettlösung für digitale Archivierung, bestehend aus Hardware und installierter Software.

Aufgrund der Einfachheit der Anwendung ist BvLArchivio® insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, die wegen der Komplexität des Themas, aufwendiger Umstellungsverfahren sowie hoher Kosten für EDV-Administrationen und Mitarbeiterschulungen vor der digitalen Archivierung bisher zurückscheuten.

Mit BvLArchivio® steht Ihnen erstmals der unkomplizierte Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung offen.

Das System funktioniert einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei, da sich die Anwendung quasi wie von selbst erschließt.

Gerade durch die einfache Einbindung und Handhabung von BvLArchivio® steht einem sofortigen Einsatz nichts im Wege. Scannen Sie vom eigenen Multifunktionsgerät oder Scanner direkt ins Archiv. Suchen Sie von jedem Arbeitsplatz, Smartphone oder Tablet in Sekundenschnelle Ihre Dokumente und Dateien.

Ihr zentraler Archiv-Server wird Ihnen komplett mit der gesamten installierten Software angeliefert. Die Box oder das Rack wird einfach an das Netzwerk und das Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit.

Eine Besonderheit ist das bereits auf einer internen Festplatte installierte Betriebssystem. Separat dazu gibt es eine Hauptdaten- und mehrere Sicherungsplatten diese strikte Trennung gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, da ein unkontrollierter Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.

ACHTUNG!

Die Übergangsfrist der GoBDs endete zum 1.Januar 2017!

Ab 1. Januar 2017 gelten die neuen GoBDs (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im vollen Umfang!
Was heißt dies konkret für Ihre Buchhaltung?
GoBD: „Die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist nicht zulässig (...).“
• Das bedeutet, dass alle steuerlich relevanten Dokumente (Rechnungen, Kontoauszüge, PDF-Dateien etc.) im Original aufbewahrt werden müssen. Die einzige Ausnahme sind Papierdokumente – diese dürfen eingescannt und das Originaldokument weggeworfen werden.
• Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Fazit: Wer also nicht ausschließlich mit Papierdokumenten arbeitet, braucht ein elektronisches Archiv, das die Anforderungen der GoBDs erfüllt. Die Dokumente müssen darin während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
GoBD: „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfi nden und der maschinellen Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
• Bei der elektronischen Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden. Mit einer einfachen Ablage im Dateisystem ist es also nicht getan.
• Alle archivierten Dokumente müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden.
• Die Dokumente müssen im Archiv während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
• Versionen von einem Dokument müssen als solche gekennzeichnet und gespeichert werden. Damit soll gewährleistet werden, dass alle Änderungen eines Dokuments nachverfolgt werden können.
Fazit: Um die Unveränderbarkeit von Dokumenten sicherzustellen, müssen unveränderbare Datenträger verwendet werden. Softwareseitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation flankiert werden.

Nur mit einer Archivierungs-Lösung können Sie den neuen Anforderungen der GoBDs entsprechen.